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Excel源数据表的制作误区

发布时间:2020-02-12 21:27:19 阅读: 来源:吊秤厂家

引言:在Excel中,源数据表是自己看的,它的正确使用是Excel进行后期统计、运算生成分类汇总表的基础,然而却在源数据表中存在着诸多的误区。

正文:看惯了纷繁复杂的Excel表格,你认为它一定很复杂,其实可以这样说,在Excel中,只有两种表格:一种是源数据表格,另一种是分类汇总表。

什么是源数据表呢?假如一家公司的人力资源部在Excel中录入员工信息,包含姓名、性别、学历、部门、职位等信息,这些信息没有任何汇总、计算、排列、组合等,也就是没有经过进一步加工,这张表格就叫做源数据表。

而如果我们对Excel表格进行了一系列的计算,哪怕是最简单的一项求和,都已经属于分类汇总表了。

换句话说,源数据表自己看,分类汇总表是上报给领导、公布给大家看的。

于Excel,建立源数据表如同打地基,如果没有正确的源数据,搞什么数据分析都是扯淡。但是在工作中,我经常发现,知道源数据表重要的人多,而一些看似“正确”的操作,则把Excel的源数据破坏殆尽。

多余的合计行

由于混淆了源数据表和分类汇总表的概念,很多人一边记录源数据,一边求和。

对他们来说,这两种表你中有我,我中有你,已经无法区分。可是,这违背了Excel的做法,我这里要强调,只用做一张正确的源数据表,其它的汇总表,是在源数据表的基础上变来的,因此,不要急于在此刻进行合计(图1)。

看看Excel工作的步骤:1.录入数据(导入);2.数据处理;3.数据分析。

对应的操作:1.输入(导入)数据;2.整理数据(函数等技巧);3.对数据进行分类汇总。

对应的工作表:1.源数据表;2.源数据表或其他新建工作表;3.分类汇总表。

按照这个流程,就应该知道完全不需要提前做合计的工作。因为对于复杂而庞大的源数据,制作这些合计行本身就是力气活儿,此时,只需要删除这些合计项即可。

一个单元格里记录了复合属性

Excel作为数据处理工具,看重的是数据的属性。属性的特点是一是一,二是二,就好像聊天软件,帐号和密码一定要分开写一样。

图2中既然是请假明细,表明请假状态的属性必须清楚,但是原表中,B列包涵两个属性——姓名和请假类别;F列中包涵两个属性——扣款天数和扣款金额。要还原成正确的源数据表,就需要将不同的属性分列(图3)。

做标题抢地盘

先给大家看一张表(图4)。

坦白地讲,如果不把这张表格作为源数据表来看时,它没有任何问题,但是作为源数据表,它存在着不妥之处,这个不妥便是标题。

在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工作表首行也被默认为标题行。需要注意的是,标题行和标题不同,前者代表了每列数据的属性,是筛选和排序的字段依据;而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表,除此以外,不具备任何功能,所以作为源数据表,一般不要用标题占用工作表首行。

源数据表是一张明细表,除了使用本人,一般不需要给别人看到。那么,如果想要提醒自己,将工作簿名称设定为“2010年员工请假明细”就行了(图5)。就算这个标题不能代表整个工作簿,但总能代表某个工作表吧。

颠倒顺序

在设计表格的时候,也经常犯这样的错误。一不小心,就做出张顺序颠倒的表格来,不仅影响录入人员的正常思维,还让在输入时浪费大量宝贵的时间。

之所以这样,是因为设计 Excel时忽略了填表流程和工作流程之间的关系。我们在Excel的动作中,尤其是在做源数据表时,必须与工作顺序保持一致(图6)。

就拿请假这件事来说,了解员工请假信息的顺序通常是:今天是什么日期?请假的是谁?请的什么假?请几天?转换成Excel字段,就变成日期、姓名、请假类别、请假天数。

只要把这些字段从左到右以此排列,就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程,排个顺序还不是小事一桩(图7)。

源数据的录入过程,应该像生产线上的产品制作过程,从开始到结束一气呵成。现代社会提倡人体工学,翻译成白话就是让人用着舒服、不累。

慎用“合并居中”

在源数据表中合并单元格,是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式,对表格的破坏性却远远前面几例。

这里需要提醒广大制表的人的是,Excel中的“合并及居中”在用于打印表格时可以多多使用,但是制作源数据表是千万别乱用,甚至应该全面禁用,即使任何情况下都不需要出现合并单元格。

源数据表里的明细数据必须有一条记录一条,所有单元格都应该被填满,每一行数据都必须完成并且结构整齐。

合并单元格之所以影响数据分析,是因为合并以后,只有首歌单元格数据,其他的都是空白单元格。

例如,在我们严重,图 中C10:C21的数据内容是“年假”,但其实只有C10有数据,C11:C21对于Excel来说,都为空,这和我们眼睛看到的是有区别的。所以,按请假类别筛选所有“年假”的数据明细,只能得到一条记录(图8)。

另外,合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时,Excel会提示错误,导致排序功能无法使用(图9)。

不仅如此,由于我们人为地将Excel搞到逻辑混乱,也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表,只好手工打造,除此之外别无他法。

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